Електронният календар има огромни предимства в сравнение с хартиения. Той дава възможност за лесно превключване между разнообразни гледни точки – дневен, седмичен, месечен. Записите в него могат лесно да се променят и разместват когато се налага, а инструментите за търсене в Outlook ще ни помогнат бързо да намерим дадена среща или събитие. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да персонализирате календара си в Outlook, за да бъде по-удобно организиран и лесен за ориентация

-Използвайте цветните категории:

когато създавате нов запис в календара, задавайте цвят към него с помощта на удобния бутон Categories в Outlook 2007. Outlook има предварително дефинирани теми за някои от цветовете, но те могат да бъдат променени. Кликнете върху бутона за категории и изберете All Categories. Там можете да преименувате предварително дефинираните категории с ваши и да създадете нови категории в зависимост от вашите нужди и организация – например за командировки, срещи във вашия офис, телефонни обаждания, непотвърдени ангажименти и т.н.

-Използвайте насочващи заглавия:

Най-добре е да дадете такова заглавие в Subject-а на записа, което да ви помогне лесно да се ориентирате по него в бъдеще. Обмислете създаването на стандартна процедура за наименуване на нови записи в календара. Например първата дума в записа винаги да бъде името на фирмата или човека, с когото ще се срещате. Използвайте двоеточие, интервали и тирета между думите, за да въведете допълнителна информация за срещата или ангажимента.